Projektmanagement: 10 Tipps für erfolgreiche Projekte

Erfolgreiches Projektmanagement: So steuern Sie Ihre Projekte

Gute Planung ist das A und O eines Projektes und umfasst nicht nur den Zeitplan. Beachtet und geplant werden müssen Budget, Kapazitäten, Mitarbeiter, Termine, Abgaben, Abstimmungen, Kalkulation, und noch mehr – nicht vergessen werden dürfen andere Projekte, interne Termine, Mehraufwand und Urlaubszeiten – … alles in allem: Projektmanagement umfasst viele essentielle Dinge und ist somit die Basis für die Durchführung eines erfolgreichen Projektes!

 

Vorab: Gutes Projektmanagement beginnt bereits vor dem Projekt

Erfolgreiches Projektmanagement

Quelle: freepik.com

Ein Projektmanager kommt in der Regel nicht erst dann ins Spiel, wenn es an die Umsetzung des beauftragten Projektes geht. Gutes Projektmanagement beginnt bereits bei der Anfrage des Interessenten.

Gehen Sie schon hier auf ihn ein, versetzen Sie sich in seine Lage und erstellen Sie dementsprechend ein Angebot, das Ihren künftigen Kunden direkt abholt. Je spezifischer das Angebot, desto besser fühlt sich Ihr Kunde, und desto unkomplizierter wird der spätere Projektverlauf sein!

Wichtig bei der Angebotsstellung: Stellen Sie Ihr mögliches Projektteam in Gedanken schon zusammen, stimmen Sie sich mit allen Teammitgliedern kurz ab und holen Sie sich die Meinungen und Abschätzungen der einzelnen Spezialisten. Nur so können Sie im weiteren Projektverlauf die Kapazitäten Ihrer Teammitglieder planen und die Ressourcen entsprechend aufteilen, um in der angebotenen Zeit zum optimalen Ergebnis zu gelangen.

 

Projektmanagement Tipp 1: Erstellen Sie einen guten Projektplan

Glückwunsch – wenn Sie diese Stufe erreichen, haben Sie bereits super Arbeit geleistet und Ihr gutes Projektmanagement in der Angebotsphase zahlt sich aus: Sie haben einen neuen Kunden, ein neues Projekt gewonnen!

Der erste Schritt im Projektmanagement, direkt nach der Auftragserteilung, ist immer derselbe: Das Projekt muss terminiert werden. Sie als verantwortlicher Projektmanager müssen immer zu Beginn des Projektes einen Projektplan erstellen, der Sie die komplette Projektlaufzeit über begleiten wird. Was dabei beachtet werden muss?

  • Achten Sie auf eine effiziente Ressourcenplanung – Ihre Arbeit in das Angebot zahlt sich nun aus, hier können Sie (fast) alle nötigen Informationen ableiten!
  • Erstellen Sie Arbeitspakete und Meilensteine und beschreiben Sie diese detailliert.
  • Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten und stellen Sie diese in Verhältnis mit der Zeitspanne, in der das Projekt abgeschlossen werden soll.
  • Stimmen Sie einzelne Teilprojekte aufeinander ab, nicht alles kann immer auf einmal erledigt werden.
  • Stimmen Sie den Projektplan mit dem Kunden ab und definieren Sie in der Planung auch Termine, in der Ihr Kunde Input liefern oder Feedback geben muss.
  • Wichtig ist nicht nur die Stabilität des Projektplans als Basis für gutes Projektmanagement, wichtig ist auch die Flexibilität: sollte ein Termin verschoben werden müssen, aus welchen Gründen auch immer, darf der Projektplan nicht komplett durcheinander geraten! Reagieren Sie flexibel und planen Sie realistisch und mit Zeitpuffern, sodass der Projektabschluss nicht gefährdet wird.

 

Ein Projektplan ist somit nicht einfach und schnell erstellt; dennoch sollte man stets beachten: Je mehr Aufwand man zur Projektplanung investiert und je mehr Details man hierbei definiert, desto geringer ist das Risiko und die Diskussion am Ende. Eine unzureichende Planung rächt sich schnell – sparen Sie sich Zeit und Nerven und investieren Sie Ihre Power in Ihren Projektplan als Basis für gutes Projektmanagement!

 

Projektmanagement Tipp 2: Ohne Team kein Projekt

Ohne Ihr Team sind Sie als Projektmanager aufgeschmissen – offen gesagt, ohne Ihr Team haben Sie als Projektmanager kein Projekt zu managen. Stellen Sie Ihr Team bereits in der Angebotsphase zusammen – welches Know how wird für das Projekt benötigt, wer kann dieses am besten für genau dieses Projekt transferieren und wer hat im benötigten Projektzeitraum ausreichende Kapazitäten für die anstehenden To Do’s?

Entscheidend ist auch die Motivation zu Beginn des Projektes und über die gesamte Projektdauer hinweg. Einen großen Beitrag zur Motivation leistet die Kommunikation und Information. Daher ist es essentiell, dass Sie Ihr Team von Anfang an ins Boot holen und stets über alle wichtigen Informationen auf Stand bringen. So steht einem erfolgreichen Projektverlauf nichts mehr im Wege!

 

Projektmanagement Tipp 3: Kommunikation ist alles

Nicht nur die Kommunikation im Team ist entscheidend. Wichtig ist, dass Sie auch Ihren Kunden regelmäßig über den aktuellen Projektstand informieren und auch offen und ehrlich kommunizieren, wenn etwas nicht wie geplant verläuft – das kommt vor, auch auf Kundenseite!

Je eher man darüber spricht, desto unkomplizierter lässt sich das Problem klären. Vereinbaren Sie mit dem Kunden regelmäßige Abstimmungs- und Zwischentermine, und bereiten Sie sich intensiv darauf vor. Stellen Sie den aktuellen Projektstand vor und gehen Sie unbedingt auch die Projektplanung gemeinsam mit dem Kunden durch.

Wichtig ist auch, dass Sie darauf hinweisen, welche Informationen Sie zu welchem Zeitpunkt für eine gute Arbeit benötigen. Grundsätzlich gilt: Der Kunde sollte mindestens einmal pro Woche von Ihnen hören – zumindest mit einer kurzen Mail, dass alles nach Plan läuft! Je nach Persönlichkeit des Kunden sogar noch öfters, das liegt dann ganz in Ihrem Ermessen als verantwortlicher und erfolgreicher Projektmanager.

 

Projektmanagement Tipp 4: Sehen Sie das Ganze doch mal umgekehrt

In Workshops und Design Thinking Seminaren wenden wir bei Kommdirekt gerne die Kopfstandmethode an: Fragen Sie sich doch zu Beginn des Projektes, zum Beispiel in einem Kick-Off Termin mit Ihrem Team, was wäre, wenn das Projekt völlig schief laufen würde. Was wäre dann, wenn Sie dadurch den Kunden verlieren würden bzw. was müssten Sie noch tun, dass es soweit kommt?

Die negativen Vorstellungen sorgen schnell für Verständnis und lassen logische Schlussfolgerungen ziehen, mit welchen Maßnahmen es nicht soweit kommt. Gleichzeitig bringt diese Methode das Team direkt etwas näher zusammen und fördert die Kreativität!

 

Projektmanagement Tipp 5: Reden Sie keine Projekte klein

„Wir müssen ja nur zwei, drei Bilder erstellen“ oder „Das ist ja gleich abgeschlossen, da brauchen wir keine Besprechung“ – solche Aussagen fallen nicht selten, wenn vermeintlich kleinere Projekte und Anfragen eintreffen.

Doch auch hinter diesen Projekten wird eine Planung benötigt – ansonsten geht das Projekt letztendlich zwischen anderen scheinbar wichtigeren Projekten unter. Holen Sie sich Ihr Team (bei kleinen Projekten kann dies auch nur aus 2-3 Personen bestehen) zusammen und stellen Sie die Wichtigkeit des Projektes dar. Versetzen Sie sich in die Situation Ihres Kunden: Für ihn ist das Projekt entscheidend. Gehen Sie es genauso ernst an, wie ein Projekt, das über mehrere Monate dauert, erstellen Sie einen Projektplan und schließen Sie es letztendlich erfolgreich und in time & budget ab.

 

Projektmanagement Tipp 6: Bleiben Sie auf Stand

Projektmanagement heißt nicht, dass Sie im Projekt alles selbst machen müssen – Sie müssen aber stets im Blick haben, wer etwas macht, und ob der Projektplan eingehalten wird. Lassen Sie sich regelmäßig Reportings geben, stellen Sie sich mit Ihrem Projektteam zusammen. Behalten Sie Zeit und Kosten immer im Auge und reflektieren Sie den Projektverlauf in regelmäßigen Meetings mit dem Team und/oder mit dem Kunden. Sie können und müssen nicht jedes Detail sofort wissen, aber Sie müssen als Projektmanager auf Stand sein und sofort wissen, von wem Sie die Detailinformation erhalten können.

 

Projektmanagement Tipp 7: Arbeiten Sie mit den richtigen Tools

Um wie in Projektmanagement Tipp 6 beschrieben stets auf Stand zu sein, benötigen Sie die entsprechenden Tools. Damit sparen Sie sich bei erfolgreichem Projektmanagement Zeit – und Zeit ist bekanntermaßen auch Geld, vor allem dann, wenn es um die knappe Kostenplanung in einem Projekt geht.

Projektmanagement Tools

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Wir bei Kommdirekt arbeiten hierbei zum einen mit unserer Agentursoftware, zum anderen aber mit Trello als Projektmanagement Software. Voraussetzung für die erfolgreiche Arbeit und Projektplanung mit den Tools ist jedoch, dass diese stets aktuell gepflegt werden, und zwar von jedem einzelnen Projektmitarbeiter zu seinen Tätigkeiten.

So sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeitspakete erledigt sind, in welchem Bereich die Kapazitäten eng werden, ob der Projektplan planmäßig eingehalten wird und an welchen Stellen eventuell Mehrarbeit anfallen könnte. Ohne Aktualität und ohne Dokumentation bringen auch noch so gut strukturierte Projektplanungs-Tools gar nichts.

 

Projektmanagment Tipp 8: Übernehmen Sie Verantwortung

Ein Projekt ist niemals ohne Hürden zu meistern. Mit den vorhergegangenen Tipps schaffen Sie eine optimale Grundlage für das Projekt, jedoch keine Garantie, dass alles nach Plan läuft.

Eine Garantie gibt es im Projektmanagement nie!

Wichtig ist, dass Sie als Projektmanager die Verantwortung für das Projekt haben und dazu auch in schwierigen Situationen stehen müssen. Nur, wenn Sie auch diese souverän meistern, kann das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Ihr Kunde wird sich immer direkt an Sie wenden, also verstecken Sie sich nicht und stehen Sie zu Ihrer Verantwortung. Gehen Sie auch auf Konflikte zu, wenn es notwendig ist und bestehen Sie auf Termine und Zeiten.

Äußern Sie gerne auch Kritik – solange, bis Sie sich mit dem Ergebnis wohlfühlen, denn Sie sind als Projektmanager dafür verantwortlich. Und denken Sie immer daran: Sie bewähren sich mit jeder Problemlösung und jedem erfolgreichen Projektabschluss. Zudem ist jedes erfolgreiche Projekt auch ein Beitrag zum Unternehmenserfolg! Das weiß auch Ihr Projektteam.

 

Projektmanagement Tipp 9: Nichts geht ohne Qualitätsmanagement

In Ihrer Verantwortung als Projektmanager erwartet Ihr Kunde professionelles Qualitätsmanagement. Ohne ausführliches Testing, Korrekturlesen bzw. allgemeine projektbezogene Prüfung sollte kein Projektstand jemals an Ihren Kunden übergeben werden. Stellen Sie am besten im Team gemeinsam einen Standard auf, auf dessen Basis Projekte getestet werden.

Definieren Sie als Projektmanager ein Testing-Team, am besten zusammengesetzt aus Projektleitern, Projektbeteiligten und unbedingt auch Projektunbeteiligten. Und vergessen Sie nicht, das Testing und die anschließende Behebung von Bugfixes/Fehlern in Ihre Kalkulation und Planung mit einzubeziehen. Gleichzeitig gilt, dass Sie stets die Übereinstimmung zum eigentlichen Auftrag überprüfen, auch das ist Teil des Projektmanagements und des Qualitätsmanagements.

 

Projektmanagement Tipp 10: Dokumentationen, Learnings & Controlling

Aus jedem Projekt, ob erfolgreich verlaufen oder mit Krisen durchlebt, ziehen Sie immer eines heraus: Sie sammeln damit Erfahrungen. Halten Sie unbedingt während des Projektverlaufs bereits fest, welche Dinge gut liefen und bei welchen Punkten es Probleme gab. Dokumentieren Sie dies schriftlich, denn am Ende des Projekts hat man selten die Probleme noch alle im Kopf.

Projektmanagement Dokumentation

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Vor dem nächsten Projekt können Sie Ihre Erfahrungen nochmals durchgehen und Sie direkt verbessern bzw. nach dem gleichen Prinzip wieder anwenden. Vereinbaren Sie Review-Termine mit dem Projektteam und sprechen Sie den Projektverlauf gemeinsam durch. Führen Sie zu Projektende ein Controlling durch: Sind die einzelnen Arbeitspakete in-time und in-budget abgeschlossen worden? Wie sieht das Verhältnis von Fremdkosten und Eigenkosten aus? Stellen Sie dies im Projektteam vor und schließen Sie diesen Termin mit einem positiven Gefühl ab. Wichtig: Lernen Sie aus Fehlern!

 

Die Dokumentation des Projektverlaufs ist jedoch nicht nur für Ihre Erfahrungen und für anstehende Projekte wichtig. Wichtig ist die Dokumentation vor allem, um den Projektverlauf im Nachhinein – auch mehrere Jahre nach Abschluss – im Detail nachvollziehen zu können, sollte es zu ähnlichen Projekten oder zu nachträglichen Problemen kommen. Die Dokumentation sollte dabei so detailliert verlaufen, dass nicht nur Sie als Projektmanager den Durchblick haben – auch Ihre Vertretung, sollten Sie krank oder im Urlaub sein, muss den Projektverlauf als in diesem Fall zuständiger Projektmanager direkt nachvollziehen können.

 

Mein Fazit: Loben Sie sich auch mal selbst

Als Projektmanager müssen Sie Ihren Job lieben. Sie müssen mit Projektkrisen auskommen und an viele Kleinigkeiten denken. Priorisieren können Sie die Dinge, die Sie beachten müssen, kaum; denn für einen erfolgreichen Projektverlauf sind all diese Punkte und oft noch viel mehr entscheidend. Haben Sie Ihr Projekt im Griff, werden Sie geliebt – von Ihrem Team und von Ihrem Kunden. Das ist nicht selbstverständlich, daher feiern Sie Ihre Erfolge, öffnen Sie nach erfolgreichem Projektabschluss auch mal eine Flasche Sekt und bedanken Sie sich bei Ihrem Team für die gute Arbeit. Und schon freut sich jeder auf das nächste Projekt mit Ihnen.